Un CRM pour l’équipe commerciale d’un fabricant alimentaire
Avant, l’équipe commerciale suivait clients et commandes dans Excel, saisis à la main. Voici ce que nous avons construit, comment chaque partie fonctionne et ce que nous en avons retenu.
Le point de départ.
L’activité vit des commandes régulières de commerces, de restaurants et de distributeurs.
Les commerciaux rendent visite aux clients et travaillent depuis leur téléphone.
Beaucoup de commandes arrivent sous forme de photo d’une liste ou de capture d’écran WhatsApp.
Clients et commandes étaient suivis dans Excel, saisis à la main. Le système de l’entreprise ne savait qu’exporter des rapports.
Chaque matin, la liste des clients à appeler, dans le bon ordre.
Chaque client a un rythme d’achat : la fréquence à laquelle il commande d’habitude. Quand il le dépasse, il remonte dans la liste, et plus il attend, plus l’appel compte.
Avancez les jours et regardez la liste changer.
La liste place en premier les appels les plus susceptibles d’apporter une commande aujourd’hui.
La « valeur », c’est la commande habituelle du client, comptée plus fort à mesure qu’il prend du retard (jusqu’à trois fois).
Un assistant IA qui consulte, enregistre les ventes et demande avant toute action importante, comme marquer un client comme perdu.
Le commercial écrit, parle ou envoie une photo. L’assistant suit les mêmes étapes que l’écran, et chaque chiffre qu’il donne vient du CRM, pas de l’IA.
Il demande, le commercial décide.
Le système refuse, quel que soit le demandeur : le commercial, l’écran ou l’IA.
Consulter et enregistrer ventes, visites, notes et étapes de vente.
La photo d’une commande devient une commande à vérifier.
Le commercial joint une photo, une capture d’écran WhatsApp ou un PDF. L’IA la lit en regard de la liste des produits. Ce qu’elle ne peut pas lire reste vide, les prix ne sont jamais devinés, et le commercial vérifie avant d’enregistrer.
Commande · jeudi
Produit A — 12 unités
Produit B — 6 unités
Prod∿∿∿ — ∿ unités
Produit C — 8 unités
Livrer lundi
- #04Produit A12 unités
- #17Produit B6 unités
- —Illisible, laissé vide?
- #09Produit C8 unités
Un ancien système sans connexion : chaque total est vérifié avant l’enregistrement.
Le système de l’entreprise ne savait qu’exporter des rapports. Le CRM lit chacun d’eux, additionne chaque ligne et compare la somme au total du rapport. Si ça ne correspond pas, il s’arrête et n’enregistre rien.
Les totaux correspondent : tout est enregistré.
Schéma avec des chiffres d’exemple : cette étape tourne en arrière-plan et n’a pas d’écran.
Le projet en chiffres.
Source : base de données du projet, 3 juillet 2026.
Ce que nous en avons retenu.
Dès le premier jour, nous prévoyons trois choses : la reprise des données, les premières semaines de suivi et un responsable côté client.
Dans nos prochains projets, la première semaine relève les appels par semaine, les comptes inactifs et les heures de ressaisie, pour avoir un avant et un après nets.